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浅析新时代审计公文规范化处理工作思考

时间:2018-06-20 11:03   来源: 审计署网       字体显示:   默认   阅读:{{ pvCount }} 次

党的十九大提出“改革审计管理体制”“构建党统一指挥、全面覆盖、权威高效的监督体系”,审计监督作为党和国家监督体系的重要组成部分,在推动国家现代化经济体系建设、推进全面依法治国等方面发挥着愈发重要的作用。审计公文作为审计机关在履行职责中形成的具有特定效力与规范体式的重要载体,反映的是审计工作成果,体现的是审计机关形象,必须精益求精、慎之又慎。

2015年,审计署在《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》国家标准基础上,针对审计工作的严谨性、专业性特点,研究印发了《审计机关公文处理规定》,对新时期审计公文规范化处理工作的标准及要求作出进一步明确。随着相关规定的实施,各级审计机关公文的规范化处理水平与质量提升明显,但不可否认的是,在具体工作的操作过程中仍存在一定的不足与需改进之处。笔者结合审计公文规范化处理工作相关规定要求、审计署办公厅历年审计公文处理质量检查通报,以及多年审计机关文字工作的心得体会,简要阐述分析了审计公文规范化处理实践中存在的几类问题、原因及进一步做好相关工作的建议,供审计人员参考。

一、审计公文规范化处理实践中存在的问题

(一)文种类别混淆。有些部门在审计公文拟制初期容易根据经验习惯判断使用文种,以致出现“决定”“通知”误用,“请示”“报告”乱用等混乱现象,造成上级机关办文不便,甚至延时误事。例如,混淆“请示”和“报告”的文种使用。作为上行文,“请示”适用于向上级机关请求指示、批准,属于办件,原则上应一文一事,并附有明确的意见;“报告”适用于向上级机关汇报工作、反映情况等,一般内容涉及面广、形式多样,属于阅件,不需上级机关批复。

(二)行文关系混乱。第一,主送机关不规范。公文处理中部分审计机关和办文人员存在不区分公文内容事项,同时主送多个单位的情况,即“多头报送”,甚至主送至与公文内容无关的部门机构,造成无关收文单位困扰。第二,越级行文。主要指下级机关越过直接领导机关,向更高的上级领导机关直接行文,通常如没有特殊情况,一般不能轻易采用。但部分审计机关在日常的请示报告中,偶尔还会出现越级行文情况,严重违反公文管理秩序。第三,非必要的正式发文过多。按照规定,审计机关应减少非重要事项正式文件印制。但部分审计机关的部门在处理事务中往往倾向于以机关名义正式行文,便于安排工作事项,提高收文单位的重视程度,这样不仅造成审计机关发文数量增多,还不利于公文的规范化处理,引起收文部门的困扰。

(三)拟制程序颠倒。第一,颠倒审核与签发程序。部分审计机关的内设部门在拟制公文初稿后往往直接送请机关负责人审批,形成文稿“倒流”,看似时间缩短,但会增加办文风险,如果后续发现文字纰漏而大篇幅修改文稿,还会造成机关负责人再次审签公文,反而影响公文印发时间与效率。第二,发文部门间沟通不畅影响工作效率。审计公文特别是业务类公文,往往涉及多个业务部门及综合部门间的流转程序,应在发文前协商一致。如存在分歧,并将沟通工作推后至文稿审核环节,将大大增加公文处理时间与难度,甚至出现因各部门间协商不一致而造成工作延误的情况。第三,审核办文程序不齐全。目前大部分审计机关已实现电子公文处理系统,但对于部分涉密、紧急公文,仍有较多单位习惯以纸质审批程序处理,并存在审批单填写不规范,签字不全,甚至仅凭机关负责人在公文初稿签字即制发文件的情况,严重影响公文的严肃性与规范性,为后续公文的归档整理及质量检查留下隐患。

(四)格式及文字错误频繁。第一,公文格式不规范。例如公文未按22行/页,28字/行标准规定排版,公文附件与正文一同装订时页码未连续编排等情况。第二,引用文件不规范。引用文件应当标注发文机关名称、文件标题及发文字号,但仍存在将“《中华人民共和国会计法》”写为“财政部《中华人民共和国会计法》”等不规范情况。第三,多字、漏字及结构层次错误。例如将“违反中央八项规定”写作“违法中央八项规定”;打乱审计业务文书“一、”“(一)”“1.”“(1)”的结构层次规范,在“一、”后直接用“1.”或“(1)”等。

(五)办理程序不规范。第一,收文办理。部分管理部门在收到上级机关文件后往往越过办公室,直接将文件呈送机关负责人指示、批办。这种做法违背了机关收文正常的运转处理程序,导致办公室无法进行登记,缺失对文件流转环节及承办部门办理情况的跟踪监管。第二,发文办理。正常的公文处理程序涉及审核、签发、排版、校对等多个程序,对于部分紧急重要文稿,拟制部门通常会提前联系办公室安排审核。虽然发文人员应坚持“特事特办”原则对其作出轻重缓急安排,但“急件”太多将会打乱正常的发文节奏与频率,导致忙中出错,反而影响工作效率。

二、审计公文处理不规范问题的原因分析

一是审计人员对基本性公文处理知识掌握不扎实。部分审计人员忙于审计现场工作,对《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》《审计机关公文处理规定》等基础性公文处理规定学习掌握不够,遇需拟制、办理公文时往往习惯凭经验处理或依赖办公室等综合文秘人员,导致公文在拟制初稿阶段规范化程度不高。二是办公室等综合文秘人员对审计公文处理工作的研究思考能力仍需提升。除公文处理制度外,审计公文在实际处理工作中通常还会涉及语义表达是否精炼、公文排版是否美观等细节问题,需办公室等综合文秘人员在具体操作中系统学习,深入思考,积累经验,提升对审计公文处理工作的把握能力。

三、进一步做好审计公文规范化处理工作的建议

可以从全员普及公文处理知识着手,强化公文质量意识,规范拟制办理流程,提升文秘人员专业素质,对症下药,提升审计公文规范化处理水平与质量。

一是普及审计公文规范化处理知识。在全员范围内开展审计公文知识讲座,针对办公室文秘人员进行专业化公文处理培训,分层次引导审计人员学习掌握审计公文处理工作的各项规定要求。确立“公文处理零差错”目标,从公文起草源头及标点符号、格式体例等基础内容抓起,提高公文质量,避免出现常见的公文错误,力求使每篇公文达到表述准确、结构严谨。二是建立完善审计公文规范化处理体系。细化审计公文处理岗位分工,结合实际研究制定符合自身工作特点的公文处理制度,形成有效实用的公文制度管理体系,保证行政、业务公文的高效规范流转。三是推进审计公文高效流转办理。主办处室及办文人员应增强工作的预见性和积极性,遇紧急公文需提前与各审核办理环节沟通,减少复核、审签占用时间。同时,严格执行公文限时办结制度,定期印发督办通报及审计公文质量通报,杜绝因积压、推诿而造成的公文处理迟缓、停滞。(审计署长春特派办 包林)

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